Zoom 連携の使い方

使う前に

• mtgslot のアカウント（招待リンクから登録したもの）
• Zoom のアカウント（無料プランでも使えます）

1. 追加する（連携する）

1. mtgslot に ログイン します。
2. 左のメニューの「Web会議（Zoom・Meet）」→「zoom」を開きます（このページ）。
3. 「連携する」を押します。Zoom の画面に移るので、Zoom にログインして「許可」を押します。
4. mtgslot に戻り、「Zoom と連携しました」「連携中のアカウント: （Zoom のメールアドレス）」と出れば完了です。

うまくいかない時は、下の「うまくいかない時」をご覧ください。

2. 使う

予約ページで Zoom を選ぶ

1. 左のメニューの「予約ページ」から、予約ページを作るか、編集を開きます。
2. 「Web会議設定」で「Zoom」を選びます。
3. 「誰をホストとしてルームを発行しますか？」で、Zoom を連携した担当者を選び、保存します。

予約が入った時

• お客様が予約ページで日時を選ぶと、ホストに選んだ担当者の Zoom に、その日時の会議が1つ作られます。会議の名前は「予約ページ名（お客様の会社名 お名前様）」です。
• 会議の参加URLが、お客様への予約完了メール・担当者への通知メール・カレンダーの予定に載ります。

キャンセル・日程変更があった時

• キャンセルされると、作った Zoom の会議を消します。
• 日程が変更されると、古い会議を消し、新しい日時で会議を作り直します。

ボタンで連携しないで使う（固定のURL）

同じページの「固定のURLを使う」に、あなたの Zoom の個人ミーティングルームのURLを登録すると、連携なしで Zoom を選べます。この場合は毎回同じURLを案内し、mtgslot は Zoom とやりとりしません。

3. 外す（連携を解除する）

次のどちらの方法でも外せます。

• mtgslot から: 「Web会議（Zoom・Meet）」→「zoom」→「連携を解除する」を押します。
• Zoom から: Zoom App Marketplace にログインし、「Manage」→「Added Apps」で mtgslot の「Remove」を押します。

外すとどうなるか

• mtgslot に保存してある、あなたの Zoom の認証情報とメールアドレスを消します。Zoom 側の許可も取り消します。
• それ以降の予約では、Zoom の会議は作られません（固定のURLを登録していれば、それを案内します）。予約そのものは今まで通り入り、担当者への通知メールに「会議URLを案内できなかった」ことが出ます。
• 外す前に作った Zoom の会議は、あなたの Zoom に残ります。外した後にキャンセルされた予約の会議は自動では消えないので、不要なら Zoom の画面から消してください。
• 予約の記録（日時・お客様の情報・案内した会議URL）は、mtgslot に残ります。

mtgslot が Zoom から受け取る情報

• Zoom のアカウントのメールアドレスと利用者ID（どのアカウントと連携しているかを画面に出すため・Zoom 側で外された時に引き当てるため）
• 会議を作る・消すための認証情報（暗号化して保存します）
• mtgslot が作った会議のIDと参加URL

会議の録画・参加者・チャット・連絡先・他の会議の情報は読みません。扱いの全体は プライバシーポリシー にあります。

うまくいかない時

• 「連携の途中で時間が空いたため、やり直しが必要です」と出る: 「連携する」を押してから10分以内に許可してください。もう一度「連携する」を押すとやり直せます。
• 「Zoom の画面で許可されなかったため、連携できませんでした」と出る: Zoom の画面で「許可」を押してください。会社の Zoom で管理者がアプリの追加を止めている場合は、Zoom の管理者に mtgslot の事前承認を頼んでください。
• 予約が入ったのに会議URLが無い: 担当者への通知メールの「※確認が必要です」に理由が出ます。「連携中のアカウント」に失敗の表示がある時は、「連携を解除する」→「連携する」でつなぎ直してください。
• 予約ページで Zoom を選ぶと「（未設定）」と出る: ホストに選んだ担当者本人が、まだ Zoom を連携していません。本人がこのページの手順 1 を行ってください。

解決しない時は サポート までご連絡ください。

English

mtgslot is a scheduling service for businesses, operated by Hashtag Inc. (Japan). When a guest books a time on a booking page, mtgslot creates a Zoom meeting on the host's Zoom account and sends the join URL to the guest and the host. The product interface is in Japanese; the Japanese labels are shown in quotation marks below.

Prerequisites

• A mtgslot account (accounts are created by invitation)
• A Zoom account (a free Basic plan works)

Adding the app

1. Sign in to mtgslot.
2. In the left menu, open "Web会議（Zoom・Meet）" (Web meetings), then click the "zoom" tile (direct link).
3. Click "連携する" (Connect). You are redirected to Zoom. Sign in to Zoom and click "Allow".
4. You are returned to mtgslot. The page shows "Zoom と連携しました" (Connected to Zoom) and the email address of the connected Zoom account.

Usage

1. Open "予約ページ" (Booking pages) and create or edit a booking page.
2. Under "Web会議設定" (Web meeting settings), select "Zoom", choose the member whose Zoom account hosts the meeting, and save.
3. When a guest books a time on the public booking page, mtgslot creates one scheduled Zoom meeting on the host's account (Create a meeting API) with the booking title, start time and duration. The join URL is included in the confirmation emails and in the calendar event.
4. When a booking is cancelled, mtgslot deletes that Zoom meeting (Delete a meeting API). When a booking is rescheduled, the old meeting is deleted and a new one is created.

mtgslot also reads the connected user's email address and user ID once at connection time (Get a user API) to show which account is connected. It does not access recordings, participants, chat, contacts, or meetings it did not create.

Removing the app

• From mtgslot: open "Web会議（Zoom・Meet）" → "zoom" and click "連携を解除する" (Disconnect).
• From Zoom: sign in to the Zoom App Marketplace, go to Manage → Added Apps, and click Remove next to mtgslot.

In both cases mtgslot deletes the stored OAuth tokens, Zoom email address and Zoom user ID for that user. When you disconnect from mtgslot, the token is also revoked at Zoom. When you remove the app from Zoom, mtgslot receives the deauthorization notification and deletes the stored data. After removal, no Zoom meetings are created for new bookings. Meetings created before removal remain in your Zoom account, and booking records (date, guest details and the join URL that was sent) remain in mtgslot.

Troubleshooting

• If the connection fails with a timeout message, click "連携する" again and approve within 10 minutes.
• If your Zoom admin restricts apps, ask the admin to pre-approve mtgslot in the Zoom App Marketplace.
• If a booking has no meeting URL, the host notification email shows the reason. Disconnect and connect again to refresh the authorization.

Support: info@hashtag.ne.jp (support page). Data handling: privacy policy.